Fiere: un utile strumento solo se ben organizzate

Nelle ultime settimane, purtroppo, ho avuto poco tempo libero per poter scrivere con più frequenza, ho tanto lavoro da fare: contratti di vendita per il Belgio, definire le condizioni di vendita, organizzare alcune missioni per il mio collega ma, soprattutto, devo organizzare la mia visita al Tutto Food di Milano.

Il 3 e il 4 Maggio, infatti, sarò uno dei tanto visitatori della principale fiera agroalimentare italiane che attira centinaia di visitatori da gran parte del globo, tutti “curiosi” di conoscere il Made in Italy che maggiormente ci rappresenta nel mondo: il food.

Molto è il lavoro che sto facendo per poter affrontare al meglio la mia visita, ottimizzare i tempi e, sopratutto, raggiungere il maggior numero di aziende. Non è un lavoro semplice e da sottovalutare, come fanno molti imprenditori che spendono anche 5-6.000 Euro per avere uno Stand e pensano che tutti lo cercheranno in fiera. Per darvi maggiore idea di quello che mi sta passando tra le mani, vi indico alcune fasi essenziali per esser presenti in fiera in maniera attiva e senza perdere tempo (tralasciando tutti gli aspetti per esporre, come ad esempio iscrizione, preparazione stand, invio campioni, grafica, ecc ecc):

  1. Definire gli obiettivi: Cosa vado a fare in fiera? – Avere ben chiari gli obiettivi prima di partire mi permette di avere un strategia migliore nelle fasi successi; infatti, molti possono essere i motivi per visitare una fiera: cercare compratori, incontrare fornitori, cercare partnership, studiare il mercato di riferimento, osservare la concorrenza. Molto importante è avere ben chiari gli obiettivi anche quando si è in fiera! Questo perchè si hanno numerose distrazioni, tante cose da vedere e si incontra tanta gente pronta a “farti perdere del tempo”.
  2. Lavoro pre-fiera: Con chi devo parlare in fiera? – Sembra un lavoro semplice ma vi posso assicurare che sfogliare un catalogo online, ricercare i possibili interlocutori (definiti in base agli obiettivi), creare un database con tutti i dati, compresi con nomi e indirizzi di contatto dei referenti non è così banale! Ma questo è un lavoro fondamentale per conoscere al massimo chi si incontra, che prodotti ha e se realmente è utile incontrarlo. Creato un database, bisogna contattare tutti gli interlocutori (nel miglior modo possibile) per presentarsi e cercare di creare un appuntamento durante la fiera: in questo modo inizio a sapere se anche l’altra parte è interessata a conoscerti.
  3. Lavoro in fiera: Mi sono perso dentro i padiglioni! – Dentro la fiera c’è tanto caos, gente che corre, buyers che firmano contratti ed io non ho tempo da perdere. In fiera bisogna fare il “lavoro sporco”: sviluppare gli appuntamenti che ho creato dal mio ufficio con gli interlocutori che ho contattato e nel tempo che mi rimane a disposizione devo lanciarmi dentro gli stand, presentarmi, chiedere del responsabile che più mi può esser utile e presentargli il prodotto/servizio nel minor tempo possibile, conciso e diretto all’obiettivo (in fiera in pochi vogliono perder tempo – il tempo è denaro!).
  4. Lavoro post-fiera: Di nuovo al pc?! – Tornato nel mio bell’ufficio confronto il mio database con i nuovi contatti, elimino i contatti che non sono interessati ed aggiungo i nuovi nati durante la fiera. A questo punto, passata una settimana dal primo contatto in fiera, è arrivato il momento di concludere gli incontri: saranno necessarie diverse email di scambio per ricordare chi sei, cosa vuoi, che prodotti hai ed iniziare a parlare d’affari. Da questo momento in poi bisogna chiudere i contratti di compravendita o fare centro sul tuo obiettivo.

Io nella maggior parte dei casi mi muovo così, voi che ne pensate?

Ho visitato tante fiere ed ho capito che è fondamentale visitarle ben preparati, non lasciare mai nulla al caso, la fiera è una giungla dove si fanno soldi! Solo se ben studiata una semplice passeggiata tra gli stand si trasforma in opportunità d’affari e, solo se ben organizzata, un’opportunità d’affari si trasforma in un business.

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